¿Qué son los registros financieros?
Al comenzar a trabajar con instituciones financieras para proteger su dinero y procesar sus transacciones financieras, es importante que aprenda a llevar un buen registro financiero. Estos registros, tanto en papel como electrónicos, le permitirán saber dónde se encuentran su dinero y activos, y exactamente cuánto tiene en un momento dado.
Puede imprimir estos documentos y guardarlos en una carpeta u organizarlos en su computadora. El método que utilice no importa. Lo importante es que comprenda qué sucede con sus finanzas y sepa dónde encontrar la información cuando la necesite.
Planificación Financiera
Al crear o mejorar sus planes financieros y establecer nuevas metas financieras, necesita comenzar con registros financieros precisos. Sus documentos financieros le permiten saber exactamente dónde se encuentra hoy y le ayudarán a ver cuándo ha alcanzado sus metas.
Impuestos
Tipos de Registros Financieros
La mayoría de las personas valoran tener buenos registros financieros a la hora de presentar la declaración de impuestos. Muchos gastos a lo largo del año, como la renovación de la matrícula del coche, los uniformes de trabajo y ciertos tipos de intereses de préstamos, pueden deducirse de los impuestos, pero solo si se mantienen registros precisos de todos esos pagos.
Recibos
Para poder reclamar deducciones en sus impuestos, el IRS querrá ver comprobantes de compras o pagos específicos. Para demostrarlo, deberá presentar un recibo.
Siempre debe guardar los recibos de compras grandes (como la factura de venta de su auto). Muchas ciudades también ofrecen exenciones fiscales si usa el transporte público, así que también es recomendable guardar esos recibos.
Acostumbrarse a guardar sus recibos también puede ayudarle en otras áreas de su vida. Por ejemplo, las facturas y recibos de servicios públicos suelen requerirse como comprobante de domicilio al abrir una cuenta bancaria. Si posteriormente tiene un conflicto sobre el pago de una factura, tener un recibo puede solucionar el problema de inmediato, mientras que demostrar lo contrario puede ser un proceso largo y tedioso.
Registros Bancarios
Su cuenta bancaria será una de sus fuentes más importantes de registros financieros. Por lo general, su historial completo de transacciones se guarda durante algunos años (incluido cada cheque que emite), junto con los saldos de su cuenta corriente. Si no tiene un recibo de pago (por ejemplo, si emite un cheque de alquiler mensualmente), puede tener un registro de esa transacción en su cuenta bancaria.
El tipo de información que contienen sus registros bancarios depende del tipo de cuenta que tenga. Por ejemplo, si tiene una cuenta de ahorros, podría tener más registros sobre los montos y fechas de los depósitos, con interés compuesto acumulado. Si tiene una cuenta corriente, tendrá sus saldos disponibles actuales, junto con el historial de transacciones de sus cheques, transacciones con tarjeta de débito y retiros en cajeros automáticos. Sus registros bancarios serán un recurso invaluable al crear y modificar su plan de gastos.
Informes de ingresos
Cada vez que recibe su salario, su empleador crea una transacción en su cheque de pago que muestra cuántas horas trabajó, cuánto le pagan por hora y la cantidad de dinero deducida de su salario para diversos impuestos. Al final del año calendario, su empleador resume toda la información de su salario en un formulario conocido como W-2 (o 1099, según su tipo de trabajo) o Informe de Ingresos. Fuera de Estados Unidos, el informe tiene diferentes nombres, pero siempre contiene la misma información básica.
Sus informes de ingresos son estados de cuenta que muestran cuánto dinero ha ganado, generalmente junto con la cantidad de impuestos sobre la renta y seguridad social que ha pagado, en un año determinado. Estos son necesarios para presentar sus impuestos, pero también son útiles para ver cómo evolucionan sus ingresos con el tiempo.
Declaraciones de Inversión
Si tiene acciones, bonos u otras inversiones, también recibirá estados de cuenta regulares de su corredor de bolsa. Esto incluirá sus saldos de efectivo (disponibles para retirar o comprar más valores), el valor neto total de mercado de su cartera, el importe de los dividendos recibidos y los gastos totales de sus inversiones (esto es especialmente importante en el caso de los fondos mutuos). Sus estados de cuenta de inversión son esenciales para fines fiscales. Está legalmente obligado a declarar cualquier ingreso por inversiones que reciba, por lo que tener acceso inmediato a estos documentos será esencial.
Inventario de Bienes Personales
A diferencia de los demás registros principales, este lo crearás y mantendrás tú mismo. Tu inventario de bienes personales es básicamente una lista de tus posesiones, su ubicación y su valor estimado. Parece bastante sencillo cuando aún estás estudiando, pero existen numerosos casos reportados de grandes cantidades de efectivo guardadas y olvidadas. Tu inventario de bienes personales no se utiliza para impuestos.
El principal beneficio de llevar un inventario de bienes personales es la organización. Saber exactamente dónde están tus cosas y cuánto valen puede ser muy útil cuando tus circunstancias cambian y quieres vender (o regalar) cosas que ya no usas o que quizás hayas olvidado. ¡La industria de las taquillas de autoservicio prospera gracias a que las personas realizan pagos mensuales para guardar cosas que no usan con regularidad!
Declaraciones de Impuestos
Después de presentar tu declaración de impuestos, guarda una copia para consultarla más adelante. Legalmente, debes conservar todas las declaraciones de impuestos y recibos durante 7 años, pero puede ser útil conservarlos durante más tiempo si deseas planificar tus finanzas a largo plazo ocasionalmente.
Registros de Gastos Personales
Podrías acumular docenas de recibos en poco tiempo. Cada pocos meses, intenta agruparlos y guardarlos en un lugar seguro (por ejemplo, guarda todos los recibos de enero a marzo de 2016 en una carpeta dentro de una caja fuerte ignífuga). Mientras lo haces, copia los importes y el motivo de la compra en una hoja de cálculo de Excel. Esto te facilitará saber cuánto gastaste y dónde. Además, puedes usar la hoja de cálculo para encontrar el recibo original rápida y fácilmente más adelante si lo necesitas. Archivar todos tus recibos con regularidad reduce la probabilidad de que se pierdan o se tiren accidentalmente. Convertir esto en un hábito también te ayudará a evitar tener que pasar una tarde entera ordenándolos.
Manteniendo tus Registros Seguros
Ahora que tienes toda esta información, tu principal preocupación es mantenerla segura. El robo de identidad es un problema grave, y si alguien obtuviera acceso no autorizado a tan solo algunos de sus documentos, podría usar esa información para perjudicarlo.
Almacenamiento de documentos en papel
Para documentos como sus declaraciones de impuestos, recibos y estados de cuenta de inversiones, es posible que tenga copias en papel que deban ser fáciles de encontrar y seguras. Una posible solución es comprar una pequeña caja fuerte que pueda atornillarse al suelo, manteniendo sus documentos seguros y todos en un solo lugar. Los bancos ofrecen cajas de seguridad donde puede guardar documentos y artículos de forma segura. Las cajas pequeñas suelen costar unos 60 dólares al año. La incomodidad de tener que visitar el banco para acceder a sus documentos puede compensarse sabiendo que están en un lugar seguro.
Almacenamiento de documentos electrónicos
Mantener los archivos de su computadora a salvo de hackers y estafadores es una tarea mucho más compleja. Hay muchas maneras de mantener tus registros seguros, pero estas son las reglas más comunes:
Regla n.° 1: No compartas tu información de inicio de sesión
A pesar de lo que se ve en las películas, la mayoría de los ataques informáticos no se realizan forzando algoritmos informáticos complejos para hackear un mainframe, sino simplemente porque alguien comparte una contraseña con alguien que no debería. Esto no solo aplica a las contraseñas, sino también a otra información. NUNCA compartas tus números de cuenta, números de tarjeta de crédito, nombres de usuario ni contraseñas por teléfono o correo electrónico. Si es absolutamente necesario compartir un nombre de usuario o contraseña (por ejemplo, al compartir una cuenta con un grupo), asegúrate de que no uses tu nombre de usuario ni contraseña en otros sitios web.
Regla n.° 2: No reutilices tu contraseña
Cuando estás en la computadora, no sabes qué sitios web permiten que los administradores vean tu contraseña y cuáles utilizan un cifrado adecuado. Si reutilizas los mismos nombres de usuario y contraseñas en muchos lugares, aumentas las posibilidades de que un compañero de trabajo descontento robe datos y acceda a tus otras cuentas.
Regla n.° 3: Cambia tus contraseñas con frecuencia
Incluso la contraseña más segura y única del mundo es vulnerable a los keyloggers, un tipo de software antivirus que registra cada tecla que pulsas y la informa al creador del virus. Aunque no tengas un keylogger en tu ordenador de casa (que puede permanecer oculto durante meses o años antes de activarse), es posible que tengas uno instalado en un ordenador de un laboratorio de informática o en uno público. Cambiar tus contraseñas cada pocos meses es una buena manera de mantenerlas seguras.
Regla n.° 4: Elija contraseñas difíciles de adivinar
Al elegir la contraseña de una cuenta, intente usar combinaciones de letras, símbolos y números que sean fáciles de recordar, pero difíciles de adivinar para su mejor amigo o un hacker que use combinaciones de letras aleatorias. Recuerde que debe hacer su parte para mantener sus contraseñas seguras.
Otros consejos y trucos para registros financieros
Consulte los servicios de administración de cuentas que ofrecen algunas instituciones financieras
Si controlar todo le resulta abrumador, consulte qué tipo de servicios puede combinar su banco u otra institución financiera. Por ejemplo, es muy común que una persona tenga sus cuentas de ahorro y corriente, su cartera de inversiones, su hipoteca y su tarjeta de crédito en el mismo banco, lo que le permite acceder a todos esos registros financieros a través del portal en línea del banco.
Esto tiene la ventaja de ser práctico, pero también presenta algunas desventajas importantes. Por ejemplo, si le roban la contraseña de este servicio de banca en línea, podría perder el acceso a todo de golpe, lo que le causará un gran dolor de cabeza y potencialmente decenas de miles de dólares.
Visite a profesionales de impuestos o asesores financieros
Aunque no lo haga todos los años, dedicar tiempo a visitar a un profesional puede ahorrarle tiempo y dinero a largo plazo. Los profesionales de impuestos y asesores financieros comprenden los códigos tributarios, las estrategias de inversión, los obstáculos financieros y los trámites burocráticos con los que quizás no esté familiarizado. Pagar por su experiencia puede minimizar el tiempo y la investigación que necesita para comprender sus registros financieros por su cuenta.
Quizás recuerde lo básico: si tiene un gasto que se utiliza principalmente para fines comerciales, probablemente pueda solicitar un crédito fiscal por él. Sin embargo, es posible que no conozca el proceso exacto para reclamar el tiempo que usó su automóvil mientras trabajaba, o si puede solicitar exenciones del impuesto sobre las ventas por nuevas renovaciones en su hogar. Reunirse con un profesional de impuestos o un asesor financiero es la manera más fácil de sortear los obstáculos burocráticos, sacar el máximo provecho de sus declaraciones de impuestos y minimizar el tiempo y la investigación que necesita dedicar a sus registros financieros en su tiempo libre.