Importance de la planification et de la vision
La planification est une fonction managériale essentielle, car elle aide les managers à se préparer aux défis et opportunités à court et long terme auxquels une entreprise est confrontée au quotidien. Elle joue un rôle crucial dans l’élaboration d’un plan d’affaires et d’un plan stratégique, car elle renforce la mission, la vision et les objectifs de l’entreprise, qui servent à élaborer et à mettre en œuvre une stratégie, à développer un avantage concurrentiel et à optimiser son fonctionnement.
Ce que signifie la planification
La planification combine l’analyse et l’élaboration d’un plan d’action. Elle vise à atteindre un objectif précis et à améliorer la gestion de l’entreprise. Elle vise à définir l’orientation de l’entreprise, les décisions à prendre, les moyens de se démarquer de la concurrence dans le même secteur et la même activité, ainsi que la manière d’éliminer le gaspillage et d’optimiser les opérations courantes. Les plans répondant à une grande variété d’objectifs commerciaux, ils sont souvent très diversifiés, mais tout bon plan repose sur quelques éléments clés :
Buts et objectifs
Ce que l’organisation souhaite atteindre ; ces objectifs peuvent être très généraux (vision globale, stratégie globale, long terme) ou très spécifiques (instantané, tactique, court terme). N’oubliez pas que ce sont les petites étapes (objectifs) qui aident une entreprise à atteindre ses objectifs majeurs.
Analyse de l’environnement externe
Ce qui échappe au contrôle de l’organisation, comme l’évolution des tendances, les nouvelles technologies, les nouvelles lois, la concurrence émergente, les événements inhabituels, etc. Personne ne peut prédire avec certitude ce qui se passera demain, seulement ce qui pourrait arriver. Ainsi, en cas de changement (positif ou négatif), une entreprise peut mieux s’y préparer.
Analyse de l’environnement interne
Les bons plans ne sont pas élaborés en vase clos : ils prennent soigneusement en compte l’ambiance et la culture d’entreprise dans lesquelles ils sont élaborés. Cela implique que les managers doivent avoir une certaine connaissance de ce qui se passe au sein des ressources humaines, du service comptable, du service juridique, du marketing et des ventes, de la logistique, de la maintenance, etc. Ces activités peuvent créer de la valeur pour l’organisation, ou être source de pertes importantes si elles ne sont pas correctement contrôlées.
Fonds propres de l’entreprise
Ce que possède l’entreprise et ce qui crée de la valeur et de la richesse témoigne de sa situation financière et de son pouvoir sur le marché et ses concurrents. Une excellente planification vise à exploiter tous les outils à la disposition du gestionnaire pour atteindre au mieux ses objectifs.
Périmètre de planification
Les différents niveaux d’une organisation établissent des plans dont le périmètre varie. Le périmètre d’un plan indique son importance par rapport à l’ensemble des activités de l’entreprise. Plus un responsable occupe un poste élevé dans l’organisation, plus le périmètre de ses plans est généralement large. Les principaux types de périmètres de planification sont :
Planification stratégique
La planification stratégique est la planification la plus élaborée d’une organisation. Elle définit la nature et les activités de l’entreprise et doit servir de fil conducteur à tous les managers lors de la définition des buts et objectifs. Les plans stratégiques ne précisent généralement pas les orientations générales de l’entreprise, mais définissent simplement ses grandes lignes. Leur horizon temporel est généralement pluriannuel.
Planification d’entreprise
Un « Business Plan » définit certains objectifs fondamentaux, qu’ils concernent l’entreprise dans son ensemble ou une division de celle-ci. Il décline la vision de l’entreprise en objectifs précis et réalisables, généralement assortis d’horizons temporels précis. Les Business Plans sont généralement élaborés en collaboration avec les cadres supérieurs et une grande partie de l’encadrement intermédiaire. Dans les entreprises plus petites et plus jeunes, la planification stratégique et la planification d’entreprise sont souvent fusionnées, ce qui permet d’éliminer la phase de planification stratégique et de passer directement à l’élaboration d’un Business Plan (voir ci-dessous). Les Business Plans ont généralement un horizon temporel d’un ou deux ans seulement.
Planification opérationnelle
La planification opérationnelle consiste à traduire les objectifs définis dans le plan d’affaires en objectifs précis à court terme, et à expliquer à l’équipe comment les atteindre. Elle vise à définir l’orientation que les collaborateurs de l’entreprise doivent suivre au quotidien. Elle est généralement élaborée par les managers de niveau inférieur (avec la participation des cadres intermédiaires). Les plans opérationnels sont généralement axés sur des projets ; leur horizon temporel dépend donc de l’ampleur du projet à mener.
Planification entrepreneuriale
Il s’agit de plans qui traitent des actions à mettre en place pour développer l’entreprise et de celles à proposer aux consommateurs pour créer de la valeur. Les étapes de la planification entrepreneuriale ne suivent pas la même structure hiérarchique que les autres types de plans : les idées entrepreneuriales sont souvent générées au sein de l’entreprise et ont tendance à évoluer au fil des niveaux hiérarchiques.
Le plan d’affaires
Dans ce contexte, un « business plan » est le document clé d’une petite entreprise. Il fusionne de nombreux éléments de planification stratégique et de planification d’entreprise pour présenter une vision claire de l’entreprise, de ses objectifs et de la manière dont elle compte les atteindre. Un bon business plan remplit trois fonctions : il fournit une orientation à tous les niveaux de direction quant à l’orientation de l’entreprise (à l’instar d’un plan stratégique), il oriente les collaborateurs sur les objectifs et les missions de l’entreprise, et il sert de document à présenter aux banques et autres investisseurs pour démontrer la rentabilité de l’entreprise.
Un plan d’affaires est composé des éléments suivants :
Synthèse
Première partie de votre rapport et dernière partie rédigée une fois tous les autres éléments nécessaires au business plan inclus. La synthèse vise à résumer toutes les autres parties du business plan en un seul coup d’œil.
Description de l’entreprise
Définissez le type d’activité que vous souhaitez créer et présentez brièvement ce que vous proposez aux clients. Les produits ou services proposés doivent également être précisés.
Énoncé de mission
Énoncé d’objectifs expliquant la raison d’être de l’entreprise, son fonctionnement et sa singularité par rapport aux autres.
Énoncé de vision
Un énoncé qui incite les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes et qui motive la fidélité des clients à une organisation.
Analyse SWOT
Révèle les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces possibles auxquelles votre entreprise sera confrontée dans l’environnement commercial interne et externe.
Objectifs
Les choses que vous souhaitez réaliser avec votre entreprise.
Mise en œuvre
Comment le business plan sera exécuté, notamment en ce qui concerne le marketing, la vente, la distribution, la promotion, etc.
Des éléments supplémentaires peuvent être ajoutés pour expliquer plus en détail la stratégie marketing, le mix marketing, l’environnement concurrentiel, l’avantage concurrentiel, les barrières à l’entrée et l’environnement externe, afin de répondre à toutes les questions et préoccupations qui pourraient survenir dans ces domaines. Les managers doivent être conscients que les plans peuvent être modifiés en raison de l’évolution rapide des tendances, des nouvelles technologies, des turbulences politiques ou économiques, de la faible demande et du manque de service client, des événements environnementaux et des coûts supplémentaires associés à l’activité. Ces changements doivent être mentionnés ou reflétés dans le business plan au fur et à mesure de leur apparition, ce qui en fait un document évolutif.
Planification opérationnelle
La planification stratégique est une planification, mais avec une stratégie en tête. La stratégie consiste à étudier et à prendre des décisions qui définiront l’entreprise et lui permettront de maintenir un avantage concurrentiel. Ces plans évaluent l’identité d’une organisation, tant pour elle-même que pour son image auprès du reste du monde, et permettent de prendre de meilleures décisions en matière de logistique, d’exploitation, de marketing, de vente, de services, d’administration, d’investissement et de création de valeur, transformable en économies ou en profits. L’objectif de la planification opérationnelle est de laisser une impression durable et transformatrice, à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation, et de la mettre en pratique dans les activités quotidiennes des managers.
Planification logistique
Planification et localisation de l’approvisionnement, de la distribution et de l’échange de fournitures et de matériaux afin de réduire le temps d’expédition et de diminuer les coûts d’expédition.
Planification des opérations
Concevoir et déléguer efficacement l’agencement des bâtiments, le déroulement des opérations, les tâches et les descriptions de poste pour réduire les coûts de production et intégrer les nouvelles technologies.
Plans marketing
Promouvoir efficacement l’entreprise en organisant et en contrôlant diverses plateformes multimédias telles que le publipostage, Facebook, Twitter, les journaux, etc.
Plans de vente
Planifier et organiser les méthodes de vente à partir des informations issues des enquêtes, de l’étude des clients actuels, de la recherche sur les tendances actuelles en ligne, de la lecture de l’actualité pour anticiper les changements qui impacteront les ventes, etc.
Plans de service
Planifier et contrôler la réponse des équipes aux réclamations et suggestions des clients, évaluer la qualité des services fournis et apporter des améliorations continues.
Méthodes et techniques de planification
Le processus de planification exige une prise de conscience, une perspective et une compréhension approfondies. En réalité, l’organisation, ses responsables et les contributeurs de ressources doivent mettre en œuvre des méthodes et des techniques pour concrétiser le plan. En voici quelques-unes qui peuvent être utilisées pour le plan d’affaires et la planification stratégique :
Crowdsourcing
Les plans d’affaires participatifs confient la majeure partie du travail à un grand nombre de personnes. Les entreprises qui bénéficient d’une forte cohésion entre leurs cadres et leurs collaborateurs peuvent connaître un grand succès en externalisant leurs plans d’affaires, car cela permet à tous les acteurs impliqués de contribuer davantage à la définition des objectifs atteignables de l’entreprise.
Prévisions environnementales
Les prévisions environnementales visent à anticiper les événements futurs en analysant les tendances et l’historique des événements, des activités et de la concurrence. Il s’agit d’une planification fortement axée sur les données, qui met l’accent sur des recherches approfondies et une analyse des tendances.
Analyse SWOT
Examiner les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces de l’environnement interne et externe. Une analyse SWOT est un élément essentiel de la plupart des plans d’entreprise pour identifier les réussites et les échecs.
Analyse de la concurrence
Connaître les barrières à l’entrée, le pouvoir des acheteurs en matière de qualité et de concurrence, le pouvoir des fournisseurs en matière de prix et de qualité, la menace de produits ou services substituables et l’intensité de la concurrence entre concurrents est essentiel pour qu’une entreprise connaisse ses concurrents dans son secteur et conserve sa position dominante.
Analyse de la chaîne de valeur
Analyse stratégique des activités principales (créatrices de valeur pour l’entreprise) et des activités de soutien (ajoutant de la valeur aux activités principales) afin de déterminer les éléments à améliorer, supprimer ou ajuster. Une analyse de la chaîne de valeur vise à considérer l’entreprise dans son ensemble afin d’identifier les domaines où la valeur ajoutée aux produits ou services est la plus élevée et de tenter de l’étendre à l’ensemble de ses activités.
Planification par rapport aux autres fonctions de gestion
La gestion consiste à maximiser les bénéfices de tout ce qui doit être géré (logistique, ressources humaines, opérations, etc.). Cela implique une planification approfondie : quoi faire, comment, où, qui le fait, où, à qui, combien, etc. Cependant, la planification n’est qu’une des quatre fonctions principales de gestion, les trois autres étant l’organisation, le leadership et le contrôle. Ces trois autres fonctions nécessitent toutes une planification pour être mises en œuvre de manière rapide et efficace, car elles doivent toutes poser les bases avant toute action ou réponse de gestion.
Par exemple, en ce qui concerne l’organisation du service logistique, le responsable planifie la structure des expéditions : dates, heures, durée et sites de distribution afin de réduire les coûts. Il doit également planifier la quantité de fournitures allouée à chaque usine, la production de chaque usine, la quantité de produits expédiés vers les sites et leur lieu de distribution. Il pilote la structure et la répartition des activités du service logistique en planifiant comment amener les employés à effectuer les tâches demandées et attendues d’eux afin que le processus de travail et la production des articles fonctionnent au meilleur niveau. Cependant, en cas de problème, le responsable doit maîtriser la situation en planifiant comment le résoudre et éviter qu’il ne se reproduise. La planification est omniprésente et omniprésente dans l’activité du responsable.
L’importance de la planification peut être étendue à d’autres domaines et services de l’entreprise, car le temps, c’est de l’argent. Chaque seconde, minute, heure, jour, mois et année consacrés à la planification peuvent avoir un impact considérable sur la simplification du flux de production, la réduction des dépenses, l’amélioration de la qualité et la hausse des prix, et la libération de ressources pour développer de nouveaux produits et services et accroître les profits.
Des plans solides sont au cœur d’une entreprise ; tout le reste repose sur eux !