Creación de Estados Financieros
Los estados financieros de una empresa ofrecen a los inversores, directivos y demás usuarios una visión completa y honesta de su situación financiera. Los estados financieros completos siguen un formato estandarizado, lo que permite a los inversores comparar empresas del mismo sector de forma comparable.
Para el equipo de informes financieros de la empresa, esto supone un reto: las operaciones internas de cada empresa son diferentes, pero todas las actividades deben resumirse en un formato estandarizado. Para afrontar este reto, las empresas asignan equipos para crear sus estados financieros: el Estado de Resultados, el Balance General, el Estado de Flujo de Efectivo y otros informes más breves emitidos por cada empresa que cotiza en bolsa.
Los estados financieros siguen una secuencia lógica: cada estado debe completarse y utilizarse como base para el siguiente.
Hojas de cálculo
Los estados financieros son resúmenes de actividades, por lo que el primer paso para crear cualquier estado financiero es crear hojas de cálculo. Las hojas de cálculo se actualizan casi a diario con datos brutos: ventas, gastos, depreciación y cualquier otro flujo de dinero que entra, sale o entra en una empresa.
Las hojas de cálculo son el primer paso para traducir la forma única de operar de cada empresa en estados financieros estandarizados y fáciles de entender. Esto significa que las hojas de cálculo de cada empresa para cada tipo de estado financiero son únicas: sus equipos de contabilidad y análisis financiero trabajan juntos para crear hojas de cálculo que ayudan a depurar las operaciones comerciales en datos financieros brutos.
Creación de hojas de cálculo
Las hojas de cálculo comienzan con el libro mayor de una empresa y clasifican los datos en las categorías necesarias para crear los estados financieros estandarizados. Esto suele consistir en un conjunto de hojas de cálculo independientes que se utilizan para crear cada tipo de estado financiero.
Crear hojas de cálculo requiere mucho tiempo. Algunas pequeñas empresas con un propietario-operador que intenta crear sus propios estados financieros pueden intentar omitir la creación de hojas de cálculo y, en su lugar, convertir los datos brutos del libro mayor directamente en estados financieros terminados. Esto puede ahorrar tiempo si solo se necesitan generar estados financieros con poca frecuencia (por ejemplo, al solicitar nuevos préstamos bancarios), pero puede generar errores y problemas para las empresas con calendarios de informes habituales.
La creación de nuevas hojas de cálculo requiere cuidado: cualquier cambio en las hojas de cálculo debe verificarse para garantizar su coherencia con los estados financieros anteriores y su cumplimiento con los PCGA.
Estado de Resultados
Los estados de resultados intentan responder a una pregunta simple: ¿cuánto dinero ganó o perdió esta empresa? Esto significa que los estados de resultados analizan todas las transacciones durante un período determinado, generalmente un trimestre o un año. El resultado final del estado financiero es la siguiente ecuación:
Utilidad neta = Ingresos – Gastos
En este documento se comparan los ingresos con los gastos para determinar si una empresa tiene una utilidad neta (los ingresos superan los gastos) o una pérdida neta (los gastos superan los ingresos). La hoja de cálculo puede ser una herramienta útil para iniciar y completar un estado de resultados. El formato de un estado de resultados puede variar según el tipo de negocio.
El formato básico consiste en mencionar primero los ingresos y después los gastos. Las cuentas de ingresos son ventas, comisiones devengadas, ingresos por alquileres, ingresos por dividendos y cualquier otro ingreso que dependa del tipo de negocio. Los gastos operativos son de venta o administrativos, pero pueden variar según el tipo de negocio. Sin embargo, en general, los gastos provienen de publicidad, entregas, depreciación del edificio, depreciación del equipo, salarios y sueldos, y muchos otros gastos necesarios para que una empresa siga funcionando.
Ingresos
Cada empresa es diferente, pero para simplificar, supongamos que Apple divide sus ingresos en ingresos por ventas, ingresos por intereses y ganancias por la venta de activos. Sus ingresos serían similares a esto:
Ingresos
Ingresos por ventas: $1,500,000
Ingresos por intereses: $250,000
Ganancias por la venta de activos: $100,000
Ingresos totales: $1,850,000
Gastos
Los gastos funcionan de forma similar, pero se clasifican como dinero que sale de la empresa. Si se simplifica, Apple dividiría sus gastos en costo de los bienes vendidos, gastos por intereses, gastos por comisiones y pérdidas por demandas. Sus gastos serían similares a esto:
Gastos
Costo de ventas: $950,000
Gastos por intereses: $50,000
Gastos por comisiones: $75,000
Pérdidas por demanda: $250,000
Gastos totales: $1,325,000
Una vez que se hayan vinculado todos estos datos, la cifra final es el ingreso neto, que se calcula restando los gastos totales de los ingresos totales. El resultado sería el siguiente:
Ingreso neto = $1,850,000 – $1,325,000 = $525,000
Ganancias Retenidas
Las ganancias retenidas son una parte de las ganancias netas acumuladas que se reasigna a otros activos y pasivos en beneficio de la empresa. A discreción de la empresa, las ganancias retenidas también pueden distribuirse a los accionistas en forma de dividendos.
Las ganancias retenidas se calculan tomando el saldo inicial de las ganancias retenidas, sumando cualquier ganancia neta (restar la pérdida neta) y deduciendo los dividendos para obtener el saldo final de las ganancias retenidas al cierre del ejercicio.
Saldo Final de Ganancias Retenidas = Saldo Inicial + Utilidad Neta (- Pérdida Neta) – Dividendos
El estado de ganancias retenidas no es un estado financiero obligatorio. Una empresa puede proporcionarlo para que los usuarios internos tengan una mejor idea de si se deben emitir, recomprar, distribuir dividendos, financiar nuevos proyectos o endeudarse más. Su propósito es ayudar a la empresa a tomar mejores decisiones de inversión que en el ejercicio anterior.
Patrimonio Neto
El estado de patrimonio neto es una versión simplificada del estado de resultados acumulados, con mayor énfasis en las acciones de la empresa. Este es obligatorio y se utilizará posteriormente al elaborar el balance general.
El estado de patrimonio neto informa sobre los cambios en las cuentas de capital, como acciones preferentes, acciones ordinarias, capital adicional en emisión, ganancias retenidas y acciones en tesorería. Otras cuentas, como otros resultados integrales acumulados y participaciones no controladoras, se incluyen en el estado de patrimonio neto.
Este estado es importante porque revela las contribuciones y distribuciones de una empresa en las cuentas mencionadas, así como los ajustes realizados durante el período que cubren. En otras palabras, ofrece a los inversores una visión clara de lo que sucede con sus acciones (diluidas con más acciones, si la empresa recompra acciones en tesorería, etc.).
Balance General
El Balance General es el estado financiero más extenso y el último en elaborarse. El balance general equilibra todos los activos, pasivos y patrimonio neto en un período específico. Mientras que el Estado de Resultados analiza el flujo de dinero durante un período (mensual, trimestral o anual), el Balance General es una instantánea que muestra su saldo en un momento preciso.
El objetivo del Balance General es ofrecer a los usuarios una visión de la solvencia y flexibilidad de una empresa. ¿Qué tan bien puede pagar sus deudas? ¿Qué tan líquidos son sus activos y qué tan flexible es financieramente ante cualquier shock inesperado del mercado? Esto se logra desglosando y luego sumando las diferentes categorías de activos y pasivos, y comparando esto con el patrimonio neto y las ganancias retenidas..
Las cuentas de activo incluyen el activo corriente (efectivo, cuentas por cobrar, suministros, gastos pagados por anticipado, etc.), inversiones a largo plazo (inversiones de capital), inmovilizado material (terrenos, edificios, etc.) y activos intangibles (fondo de comercio, marcas registradas, etc.). Las cuentas de pasivo incluyen el pasivo corriente (pasivo con vencimiento a un año o menos: pagarés, cuentas por pagar, impuestos sobre la renta por pagar, salarios por pagar, etc.) y la deuda a largo plazo (deuda con vencimiento a más de un año). Las cuentas de patrimonio neto pueden provenir del capital aportado por la emisión de acciones, la prima de emisión, las ganancias retenidas, el otro resultado integral acumulado, las acciones propias y diversas cuentas de patrimonio, según el tipo de negocio.
Comparar los balances generales a lo largo del tiempo suele ofrecer una visión muy clara de la salud financiera de una empresa.
Estado de Flujo de Efectivo
El estado de Flujo de Efectivo puede generarse en cualquier momento entre los demás estados. El efectivo no necesariamente significa ingresos, por lo que el propósito del estado de flujo de efectivo no es mostrar ganancias o pérdidas: el estado de flujo de efectivo cubre la brecha de información entre el estado de resultados y el balance general.
Al igual que el Estado de Resultados, el Estado de Flujo de Efectivo muestra el flujo de dinero que entra, sale y se genera dentro de una empresa a lo largo del tiempo. A diferencia del estado de resultados, no se centra en los “ingresos netos” ni en las “pérdidas netas”, sino que intenta mostrar la liquidez, como el Balance General. El Estado de Flujo de Efectivo debe explicar con precisión cómo se calcula la línea “Efectivo” del balance general.
Aquí se explica el importe total de efectivo reportado en el balance general (el saldo final) con base en las salidas de efectivo que se deducen de las entradas de efectivo. Para preparar el estado de flujo de efectivo, una empresa consulta los balances generales de períodos anteriores para realizar un análisis comparativo (para ver qué aumentó o disminuyó), el estado de resultados del período actual para calcular el efectivo neto proveniente de las actividades operativas y cualquier dato de las transacciones realizadas.
Pasos para el Cálculo del Flujo de Efectivo
Flujos de efectivo de las actividades operativas: Este debería ser el grueso del flujo de efectivo en la mayoría de las empresas, calculando el flujo de efectivo de las actividades comerciales normales, incluyendo la amortización y la depreciación. Sumar Utilidad neta + Gasto por depreciación + Amortización + Pérdida por venta de activos fijos (– Ganancia por venta de activos fijos) + Disminución de cuentas por cobrar (– Aumento de cuentas por cobrar) + Disminución de inventario (– Aumento de inventario) + Aumento de cuentas por pagar (– Disminución de cuentas por pagar) = Efectivo neto generado (utilizado) por las actividades operativas.
Flujos de efectivo de actividades de inversión: Si una empresa realiza inversiones fuera de sus operaciones normales, este efectivo también debe contabilizarse. En la mayoría de los casos, esto proviene de la venta de activos.
Sumar Venta de activos fijos (Restar compra de activos fijos) + Venta de equipo (– Compra de equipo) + Venta de terrenos (– Compra de terrenos) = Efectivo neto generado (utilizado) por las actividades de inversión.
Flujos de efectivo de actividades de financiación: Se relaciona con el patrimonio neto: cómo se utiliza el dinero invertido y el movimiento de efectivo dentro y fuera de las existencias.
Sumar emisión de acciones – Pago de dividendos – Reembolsos y recompras = Efectivo neto generado (utilizado) por actividades de financiación.
Una vez determinados los importes de cada categoría, se combinan mediante la suma o diferencia de los importes totales para obtener el aumento neto de efectivo (más entradas de efectivo que salidas) o la disminución neta de efectivo (más gastos de efectivo que ingresos).
Aumento (disminución) neto de efectivo + Efectivo al inicio del ejercicio = Efectivo al final del ejercicio (el efectivo total que se observa en el balance general).
Estados Financieros Consolidados e Informes Anuales
Cada empresa presenta sus estados financieros cada año en una fecha diferente según su ejercicio fiscal. Algunas lo hacen en invierno, mientras que otras lo hacen en verano. Este informe es un análisis exhaustivo de la actividad de la empresa durante el año anterior, integrando todos estos estados financieros en un único informe para su publicación, denominado el 10k.
El informe comienza con una descripción de la empresa y sus actividades. A continuación, describe cualquier cambio nuevo durante el año, como fusiones o adquisiciones. Tras unas cuantas páginas de descripciones cualitativas del año, el lector se encuentra con sus estados financieros. Esta es una excelente manera de revisar su estado de resultados, balance general, estado de patrimonio neto, etc., y comprender realmente su desempeño durante el último año y si están mejorando o empeorando.
A continuación, se muestra un ejemplo del índice del informe anual de Nordstrom (JWN) de 2018. Como puede ver, contiene mucha información. En resumen, el propósito del informe anual de una empresa es proporcionar una enorme cantidad de información al público en general y a sus accionistas para ayudarlos a comprender el desempeño de la empresa. Leer estos informes y extraer la información necesaria requiere mucho tiempo, pero las empresas los crean por una razón y son una excelente manera de aprender más sobre ellas. Puede encontrar los 10k de cualquier empresa con acciones públicas buscándolos en la página de Cotizaciones y haciendo clic en “Presentaciones ante la SEC” a la izquierda.
