Mejores Prácticas de Nómina
La mayoría de los impuestos se pagan a través de nóminas, por lo que gran parte de la contabilidad de nóminas consiste en contabilizar correctamente todos los impuestos.
La mayoría de las personas están familiarizadas con su declaración anual de impuestos personales, pero la declaración de impuestos de nómina funciona de forma un poco diferente. La nómina se procesa semanal, quincenal, mensual o incluso quincenalmente, por lo que para cada ciclo de pago, los impuestos deben calcularse y declararse. Todos los pagos de impuestos deben calcularse para cada ciclo de pago y luego presentarse trimestralmente.
Pago de Impuestos vs. Retenciones de Impuestos
Al pagar impuestos de nómina, existe una distinción entre los impuestos pagados por el empleador y los impuestos retenidos por este. En resumen, las empresas deben pagar ciertos impuestos de nómina al gobierno, pero también retienen todos los impuestos que los empleados deben pagarle.
Piénselo de esta manera: el gobierno cobra algunos impuestos directamente a los empleadores, por lo que las empresas deben pagarlos directamente, sin que esto afecte el salario neto del empleado. Estos son impuestos que los empleadores pagan al gobierno. Son impuestos del empleador.
El gobierno también cobra impuestos sobre los ingresos de los empleados, por lo que estos son los impuestos que los empleados realmente ven en su nómina (como el impuesto estatal sobre la renta) y, por lo tanto, afectan su salario neto. Estos impuestos se retienen de cada nómina y se envían directamente al gobierno. Al final del año, cada empleado recibe un estado de cuenta que muestra cuántos impuestos se retuvieron a lo largo del año, que se utiliza para presentar la declaración de impuestos sobre la renta personal (para recuperar parte de ese dinero retenido, si es posible).
Al calcular la nómina, se deben calcular tanto los impuestos del empleador como los del empleado.
Impuestos del empleador
Al calcular la nómina, la primera preocupación es calcular los impuestos adeudados por cada empleado en cada período de pago. Las principales categorías de impuestos sobre la nómina que pagan los empleadores son la FICA y el impuesto por desempleo.
FICA – Ley Federal de Contribuciones al Seguro Social
FICA se refiere principalmente a dos grandes programas administrados por el Gobierno Federal: el Seguro Social y Medicare, que apoyan los ingresos suplementarios y la atención médica para las personas mayores y con discapacidad. Los impuestos FICA se reparten entre empleadores y empleados; ambas partes aportan la misma cantidad al programa.
Seguridad Social
Este impuesto financia los ingresos suplementarios de jubilación y las prestaciones por discapacidad de los trabajadores. La parte del impuesto FICA correspondiente al Seguro Social es el 6.2% del salario base.
Impuesto al Seguro Social del Empleador = Tasa del Impuesto al Seguro Social del Empleador x Salario Base
Por ejemplo, si un empleado gana $40,000 al año, el cálculo sería:
Impuesto al Seguro Social del Empleador = 6.2% x $40,000 = $2,460
Existe un límite al monto máximo que las empresas deben pagar por cada empleado: el Impuesto al Seguro Social solo se aplica a los primeros $127,200 de ingresos (lo que equivale a $7,886.40 en impuestos totales pagados). Incluso si el empleado gana $150,000 al año, el empleador solo debe pagar $7,886.40 (a partir de 2017).
Medicare
El programa Medicare financia la atención médica para personas mayores y constituye la otra mitad del impuesto FICA. La parte de Medicare del impuesto FICA actualmente representa el 1.45% del salario base.
Impuesto de Medicare del empleador = Tasa de impuesto de Medicare del empleador x Salario base
Para el ejemplo de un empleado que gana $40,000 al año, el impuesto total de Medicare pagado por el empleador es:
Impuesto de Medicare del empleador = 1.45% x $40,000 = $580
A diferencia del impuesto del Seguro Social, no hay límite de ingresos para los impuestos de Medicare. Para el ejemplo de la persona con altos ingresos, el cálculo sería:
Impuesto de Medicare del empleador = 1.45% x $150,000 = $2,175
Desempleo
El segundo tipo principal de impuesto sobre la nómina que pagan los empleadores es el desempleo. Los impuestos de desempleo se utilizan para financiar los programas de seguro de desempleo y los programas de colocación laboral estatales. Al igual que el FICA, existen dos tipos de impuestos por desempleo que pagan los empleadores: FUTA y SUI.
FUTA – Impuestos Federales por Desempleo
Los impuestos FUTA son federales, por lo que son los mismos independientemente de dónde viva (al igual que el FICA). Este impuesto financia el seguro de desempleo y se distribuye a los gobiernos estatales para financiar otros programas de desempleo. La tasa impositiva del FUTA es del 6% del salario base.
Impuesto Federal por Desempleo = Tasa Impositiva del FUTA x Salario Base
Al igual que el Seguro Social, el FUTA tiene un límite en la cantidad máxima que se debe pagar: solo se aplica a los primeros $7,000 del salario base. Consideremos a tres empleados: nuestros antiguos asalariados de $40,000 y $150,000, y también a un trabajador temporal que solo ganaba $5,000.
FUTA (Persona que gana $150,000) = 6% x $7,000 = $420
FUTA (Persona que gana $40,000) = 6% x $7,000 = $420
FUTA (Persona que gana $5,000) = 6% x $5,000 = $300
SUI – Seguro Estatal de Desempleo
La otra mitad de los impuestos por desempleo se aplica a nivel estatal. Los impuestos estatales por desempleo varían considerablemente de un estado a otro y su cálculo puede ser complejo incluso dentro de un mismo estado. Por ejemplo, en Texas, la tasa estatal del impuesto por desempleo puede variar entre el 0.59% y el 8.21% (en 2017), pero el promedio para la mayoría de los empleadores es del 1.64%.
Los impuestos estatales por desempleo también tienen un límite, que varía según el estado. En Texas, el límite es de $9,000.
Usando los tres empleados de ejemplo anteriores, podemos calcular los impuestos SUI esperados a pagar en Texas:
SUI (Persona con ingresos de $150,000) = 1.64% x $9,000 = $147.60
SUI (Persona con ingresos de $40,000) = 1.64% x $9,000 = $147.60
SUI (Persona con ingresos de $5,000) = 1.64% x $5,000 = $82.00
Cálculo del impuesto adeudado por el empleador
Una vez calculados los cuatro impuestos del empleador, simplemente súmelos para obtener el impuesto total que el empleador debe pagar por cada empleado.
Impuesto del empleador = FICA + Desempleo
Impuesto del empleador = (Seguro Social + Medicare) + (FUTA + SUI)
Para cada empleado de ejemplo, los totales serían:
Impuesto del Empleador (Persona con Ingresos de 150,000) = $7,886.40 + $2,175 + $420 + $147.60 = $10,629
Impuesto del Empleador (Persona con Ingresos de 40,000) = $2,460 + $580 + $420 + $146.60 = $3,606.60
Impuesto del Empleador (Persona con Ingresos de 5,000) = $310 + $72.50 + $300 + $82 = $754.50
Tenga en cuenta que, para la persona con el ingreso más bajo, el empleador debe pagar casi lo mismo en impuestos por desempleo que en FICA.
Impuestos Retenidos
Todos los impuestos calculados anteriormente son pagados estrictamente por el empleador, por lo que no aparecerán en el cheque de pago del empleado ni afectarán su salario neto. Sin embargo, los empleadores también deben retener los impuestos sobre la renta del empleado y presentarlos al IRS. Estas retenciones de impuestos sobre la renta aparecen en la nómina del empleado; este puede restarlas de su salario base para obtener su salario neto (después de impuestos).
Impuestos FICA
Los empleados también pagan impuestos FICA; deben pagar la misma cantidad que sus empleadores, tanto para el Seguro Social como para la Seguridad Social.
Impuesto al Seguro Social del empleado = Tasa del Impuesto al Seguro Social del empleado x Salario base
Impuesto al Medicare del empleado = Tasa del Impuesto al Medicare del empleado x Salario base
Los impuestos FICA pagados por el empleado siguen las mismas reglas que los impuestos FICA pagados por el empleador: el mismo límite máximo y casi siempre la misma tasa. Actualmente, los empleados también pagan el 6.2% del Impuesto al Seguro Social y el 1.45% del Impuesto al Medicare. Para los tres empleados del ejemplo, los impuestos FICA son:
FICA (ganancia de $150,000) = Seguro Social + Medicare = $7,886.40 + $2,175 = $10,061.40
FICA (ganancia de $40,000) = Seguro Social + Medicare = $2,460 + $580 = $3,040
FICA (ganancia de $5,000) = Seguro Social + Medicare = $310 + $72.50 = $382.50
Impuestos sobre la Renta
Los empleadores también retienen los impuestos sobre la renta y los remiten al IRS. Existen dos tipos de impuestos sobre la renta: federal y estatal. El cálculo real de ambos impuestos puede ser más complejo, ya que las tasas impositivas varían según los diferentes niveles de ingresos a nivel federal.
Los estados también utilizan diferentes normas de impuestos sobre la renta; algunos estados (como Texas y Alaska) no tienen ningún impuesto estatal sobre la renta.
Presentación de Declaraciones de Impuestos sobre la Nómina
Una vez que los empleadores calculan el total de impuestos adeudados y retenidos de cada empleado, deben presentar el Formulario 941 ante el IRS. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la renta personal, el Formulario 941 se presenta trimestralmente, no anualmente. Este formulario declara todos los ingresos obtenidos, paga los impuestos FICA del empleador y remite todos los impuestos sobre la renta retenidos del empleado. La mayoría de los empleadores utilizan software de nómina, y la mayoría de estos generan automáticamente el Formulario 941, que puede presentarse electrónicamente ante el IRS.
Al igual que con los impuestos sobre la renta personal, los empleadores pueden obtener una declaración de impuestos al presentar el Formulario 941. Esto ocurre con mayor frecuencia si hubo un error en el informe anterior; los empleadores deben presentar manualmente el Formulario 941-X para cualquier modificación o corrección.