PCGA – Contabilidad de Ingresos y Gastos
Uno de los primeros retos que afrontaron auditores y reguladores al desarrollar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) fue estandarizar la forma en que las empresas contabilizan sus ingresos y gastos. Antes de los PCGA, las empresas tenían (prácticamente) libertad para declarar sus ingresos y gastos, lo que generaba confusión general al comparar balances y estados de resultados entre empresas. Hoy en día, todas las empresas deben seguir estas directrices generales.
Criterios
Existen varios criterios para reconocer los ingresos cuando se produce una venta y cuando se registran los gastos. Si no se pueden cumplir estos criterios, el reconocimiento debe diferirse hasta que se cumpla.
Reconocimiento de Ingresos
Probabilidad de Cobro
Para reconocer los ingresos, es necesario tener la certeza de que se cobrará el efectivo de una venta. Si no se sabe con certeza cuándo se realizará el pago, se debe diferir el reconocimiento hasta que se haya recibido.
La entrega se ha completado o se han prestado los servicios.
La propiedad de los bienes ha sido transferida y aceptada por el comprador, o la obligación del servicio se ha cumplido y se ha facturado al cliente.
Prueba convincente de un acuerdo.
Debe existir evidencia de que se ha realizado una transacción de compraventa. Para que esto suceda, debe existir un entendimiento entre ambas partes (comprador y vendedor) sobre la naturaleza y los términos de la transacción acordada. Este acuerdo puede ser oral, escrito o implícito.
El precio es fijo o puede determinarse.
El precio acordado no puede modificarse. Si el precio a pagar depende de un evento futuro, debe esperar hasta que dicho evento ocurra para que se pueda determinar el precio.
Reconocimiento de Gastos.
Los gastos no tienen una lista de verificación fija como los ingresos, sino que deben seguir el Principio de Correspondencia.
Principio de Correspondencia.
Según el principio de correspondencia, los gastos deben reconocerse en el mismo período que los ingresos correspondientes. Si se registran a medida que se incurren, podrían no coincidir con los ingresos a los que se refieren. Si un gasto se reconoce demasiado pronto, la utilidad neta de la empresa estará subestimada. Si un gasto se reconoce demasiado tarde, la utilidad neta de la empresa estará sobreestimada..
Ejemplos de reconocimiento de ingresos y gastos
Para comprender mejor cómo contabilizar los ingresos y gastos, considere estos ejemplos.
Artículos – Juguetería
John es dueño de una juguetería y vende juguetes, generalmente al contado, a sus clientes. John genera ingresos vendiendo juguetes a sus clientes. Ocasionalmente, John ofrece vender sus juguetes a crédito a clientes habituales y de confianza.
John compra juguetes por valor de $1000 cada mes a un mayorista para aumentar su inventario. Los pide a principios de mes y suelen llegar a finales de mes. El precio de compra de estos juguetes es un gasto para John. Según el principio de reconocimiento de gastos, John debe esperar hasta el mes siguiente para reconocer este gasto, ya que ese mes venderá la mercancía y generará los ingresos.
Reconocimiento de ingresos
El 3 de enero, John vendió dos muñecas por $100 a un cliente que pagó en efectivo:
| 2 de enero | Dinero | 100 | |
| Ingresos por ventas | 100 |
Al vender dos muñecas, John gana $100 en efectivo y registra los ingresos inmediatamente. La transacción se ha realizado (acuerdo), el cliente ha pagado el precio solicitado (determinabilidad) en efectivo (cobro) y la mercancía se ha transferido del vendedor al comprador (entrega completa).
John debita “efectivo” para aumentar su efectivo después de recibir el pago de su cliente y acredita “ingresos por ventas” para reconocer y aumentar sus ingresos de este período contable.
El 3 de enero, John vendió una muñeca por $75 a un cliente a crédito:
| 5 de enero | Cuentas por cobrar | 75 | |
| Ingresos por ventas | 75 |
Al vender una muñeca, John gana $75 en efectivo y registra los ingresos inmediatamente. Esta transacción tiene los mismos elementos que la anterior, pero en esta ocasión, debe determinarse la cobrabilidad, ya que la venta se realizó a crédito. John sabe que su cliente tiene la capacidad y la intención de pagar. Por lo tanto, la cobrabilidad es probable y John debe reconocer los ingresos en el período actual.
John debita “cuentas por cobrar” para aumentar el monto adeudado después de transferir los bienes a su cliente a crédito y acredita “ingresos por ventas” para reconocer y aumentar sus ingresos en este período contable.
Reconocimiento de Gastos
El 6 de enero, John vendió tres muñecas por un valor de $120:
| 3 de enero | Costo de los bienes vendidos | 120 | |
| Inventario | 120 |
Al vender parte de su inventario, Juan aumentó sus gastos en $120 y debe registrar este gasto inmediatamente. Juan obtuvo ingresos con la venta de tres muñecas. Según el principio de correspondencia, Juan debe registrar sus gastos por estas muñecas en el mismo período.
Juan debita el costo de ventas para aumentar sus gastos y acredita el inventario para disminuir el inventario vendido a los clientes.
Servicios – Barbería
Mike es dueño de una barbería. Los clientes acuden a su barbería para cortarse el pelo y pagan en efectivo. En este caso, Mike ofrece un servicio a sus clientes y genera ingresos gracias a él. Mike emplea a varios otros barberos en su barbería y les paga un salario mensual. Este salario mensual se considera un gasto para su negocio.
Reconocimiento de ingresos
El 10 de enero, Mike realizó nueve cortes de pelo a sus clientes y recibió $450 por sus servicios:
| 10 de enero | Dinero | 450 | |
| Ingresos por servicios | 450 |
Al realizar nueve cortes de pelo, Mike ganó $450. La transacción se realizó (acuerdo), el cliente pagó el precio solicitado (determinabilidad) en efectivo (cobro) y el servicio se prestó (entrega completa).
Mike debita “efectivo” para aumentar el efectivo y debita “ingresos por servicio” para aumentar y reconocer los ingresos de ese período contable.
Reconocimiento de Gastos
El 12 de enero, Mike pagó $400 de salario a sus empleados:
| 12 de enero | Gastos salariales | 400 | |
| Dinero | 400 |
Al pagar a sus barberos, Mike aumentó sus gastos en $400 y debe registrar este gasto inmediatamente. Mike generó ingresos cada vez que sus barberos le cortaban el pelo a un cliente. Según el principio de correspondencia, Mike debe registrar los gastos pagados a sus barberos en el mismo período en que estos generaron ingresos para el negocio.
Mike debita “gastos de salario” para aumentar los gastos y acredita “efectivo” para disminuir el efectivo que pagó a sus barberos.
El 25 de enero, Mike recibió una factura de servicios públicos de $350 y decide pagarla después de 7 días:
| 25 de enero | Gastos de servicios públicos | 350 | |
| Cuentas por pagar | 350 |
Mike recibió una factura de servicios públicos de $350 que no pagará a fin de mes. Sin embargo, ya utilizó los servicios públicos para generar ingresos para su negocio en enero. Para que los ingresos coincidan con los gastos, Mike debe registrar los $350 como gasto de enero.
Mike debita “gastos de servicios públicos” para aumentar sus gastos y acredita a cuentas por pagar para aumentar la cantidad que debe.
Aunque Mike paga el gasto en febrero, debe registrarse en enero.